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上汽進出口的“制度大掃除”

發布時間:2017-05-17

一家成立了近三十年的貿易公司,在多年的發展歷程變遷中,管理制度如何隨著發展的腳步系統的優化、與時俱進?如何使制度與實際工作一致?如何使制度發揮相應的約束作用?如何使制度產生管理價值?上海汽車進出口有限公司與AMT合作開展管理制度梳理項目,開展了一場“制度大掃除”的活動。


作為上汽集團的對外經貿公司,上海汽車進出口有限公司(簡稱“上汽進出口”)19852月成立,目前已與五大洲80多個國家和地區建立貿易關系,相繼在美國、歐洲、香港建立公司,近兩年又在印度、中東建立分公司。業務范圍涉及汽車及零部件、附件以及其他機電產品等的出口,國外整車進口及其批發、零售和維修,汽車生產用技術、設備、零部件及原材料的進口。


上汽進出口要立足國內市場和部分國際市場,加快布局全球商貿網絡,完善以信息、流通、金融為核心的國際商貿功能,圍繞上汽集團的生產采購和產品出口,構建全球性的服務體系,成為汽車行業國內領先、國際知名的供應鏈組織者和增值服務提供商。


面對公司的快速發展和宏偉戰略目標,原有零散、多重、老舊的制度文件已經遠遠不能滿足要求,如何建立相配套的管理制度保障?如何解決實際執行與制度規定“兩張皮”?上汽進出口對流程和制度提出了適應性的調整要求:流程制度從導向性上需響應戰略要求;流程制度要支持管理、業務開展要求;流程制度需要滿足各專業化體系(ISO、內控)的要求;流程制度需符合管理和監管的相應法規要求。


根據以上要求,上汽進出口提出制度建設優化的主要目標:

統一:構建流程框架,建立流程責任矩陣,明確相關流程和制度的責任主體,使得公司能在一個框架完整的流程和完整的制度下工作;

流暢:完善流程制度而非推到重來,通過流程制度要使管理和業務運作流暢,能滿足公司戰略和業務發展的要求;

自控:建立適合流程管理和制度完善的長效機制,實現監督、制約、警告的機制,滿足各專業化體系要求,使得流程制度更好的運行。


針對以上建設要求和目標,AMT在深入調研訪談之后,提出了以下的解決方案:

全面梳理制度:AMT根據上汽進出口的實際情況,以流程為主線,對制度進行全面梳理,按照業務領域分類分級,從全局的視角,形成緊密鏈接的業務鏈,實現對端到端流程和制度的呈現。

明確責任部門和責任人:根據流程的分類分級,落實流程和制度的歸口管理部門,明確流程和制度的責任人和主要職責。

建立流程制度的管理保障機制建立流程制度的制訂、審批、發布、變更的管理機制,實現對流程制度的管理,同時通過制度的信息化,保障制度的執行落地。

建立流程制度的持續優化審計機制:建立流程制度審計的原則和要求,明確流程制度審計的發起部門,規定各部門對自身流程進行定期自評優化。通過流程監控與審計機制,保障流程和制度的執行。


為了推動流程制度優化的變革和共識,培養企業內部的專業人員,并形成全員的流程制度意識,項目過程中充分發動企業內部的人員參與:

文件編寫64人:文件編寫過程中,流程制度的責任人負責各自流程制度的設計撰寫,共計64人參與編寫工作。

溝通討論477次:文件編寫過程中,針對存在的問題和難題,項目組和流程制度的責任人舉行各類跨部門、跨崗位的溝通討論477次。

培訓12場次:項目中開展了近12場針對全員或部分員工的流程制度的培訓,使尊重制度、遵照制度深入人心。

首次制度簽字率97%文件編寫完畢后,需要編制責任人和相關領導審核、簽字確認,由于制度撰寫過程中的相關責任人的全程參與,首次制度簽字率高達97%。


管理制度梳理優化為上汽進出口帶來的價值:

建立了完善的制度管理體系:通過全面梳理和大掃除,原有上汽進出口制度的保留比例為17%,新增和完善的制度比例為83%。在項目組和編制責任人的共同努力下,最終確定的管理制度基本上能滿足上汽進出口各項工作開展的需求。

建立了制度的持續優化機制:通過組織保障、流程制度發布與優化、流程監控與審計,督促和幫助各職能部門、各業務單位提升管理水平,防范、降低經營管理風險,不斷在工作過程中實現對制度的持續優化。

培養了尊重制度、遵照制度的行為理念:通過項目過程中的多次培訓、溝通、交流,制度相關責任人建立起了“用制度說話、用制度辦事“的理念。

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